Зуп 3.1 перенос данных из 2.5 индексация. Сравнение вариантов переноса данных

Услуги по внедрению и сопровождению

1С:Зарплата и управление персоналом 8. Переход с редакции 2.5 на редакцию 3.1

Переход от редакции 2.5 на 3.1 не происходит полностью автоматически, так как редакция 3.1 – это другая программа, в которой данные хранятся и обрабатываются иным способом, чем в редакции 2.5.

Подготовка к переносу данных

Перед началом переноса данных в новую редакцию необходимо сделать следующее:

Завершить все операции в текущей информационной базе (редакции 2.5): начислить зарплату, налоги, взносы, командировки, отпуска, больничные, передать данные в бухгалтерскую программу и т.д.
Сделать копию рабочей информационной базы и развернуть ее в локальном каталоге на своем рабочем компьютере. Обновить ее до актуального релиза.
Посмотреть, какая версия программы установлена, можно из меню "Справка – О программе". Там же можно увидеть, в каком каталоге располагается информационная база.
Установить актуальный релиз конфигурации редакции 3.1 в новый, чистый каталог, создав новую информационную базу.
При необходимости установить платформу "1С:Предприятие 8" требуемого релиза.

При первом запуске редакции 3.1 в чистой базе будет предложено несколько вариантов начала работы с программой, из которых нужно выбрать "Перенести данные из программы "1С:Зарплата и управление персоналом 8", редакция 2.5 ".

Далее нужно будет выбрать исходную информационную базу из предложенного списка. Установите курсор на название выбранной информационной базы, проверьте, чтобы путь к ней соответствовал каталогу из меню "Справка – О программе" этой базы, и введите имя и пароль пользователя этой базы, имеющего права администратора.

Если данные пользователя введены правильно и выбрана нужная исходная информационная база, то программа сама откроет эту базу и возьмет оттуда все необходимые данные.

Выбор варианта переноса данных

По умолчанию предлагается упрощенный перенос данных, который позволит использовать новые возможности кадрового учета и расчета заработной платы. Вы перенесете все данные, необходимые для расчета среднего заработка, сдачи отчетности по НДФЛ и взносам в текущем году, но расчет зарплаты начнете с "чистого листа", без накопившихся в прошлой системе ошибок.

Сначала нужно установить месяц начала эксплуатации. Программа предусматривает возможность начать эксплуатацию с любого месяца. Если месяц не совпадает с началом года, то дополнительно будут перенесены данные для расчета НДФЛ и отчетности в фонды за текущий год.

Какие данные переносятся?
– Справочники: организации, подразделения, должности, сотрудники и связанные с этими справочниками данные.
– Начисления и удержания с предопределенными способами расчета (оклад, премия, исполнительные листы и т.п.).
– Штатная расстановка на начало эксплуатации. Штатное расписание автоматически воссоздается на основе штатной расстановки.
– Кадровая история сотрудников для заполнения личных карточек (Т-2).
– Данные для расчета среднего заработка: для пособий ФСС – за 3 предшествующих года, для остальных случаев – за 15 месяцев.
– Данные учета НДФЛ и страховых взносов в году переноса (если перенос не с начала года).
– Остатки взаиморасчетов на месяц начала эксплуатации.

Будут перенесены все кадровые данные. Данные по расчету зарплаты перенесутся с указанного вами года.

Сравнение вариантов переноса данных

Вариант №1	Вариант №2
Максимальное использование новой функциональности.	Использование документов и операций из предыдущей редакции.
Минимально необходимые, но достаточные данные – это быстрый перенос и нетрудозатратная выверка данных.	Много данных – это медленный перенос и большая работа по выверке данных.
Подходит даже для нетиповых конфигураций. Позволяет перейти к полностью типовому решению.	Повышенные требования к качеству данных в редакции 2.5. Возможность получать кадровую статистику за прошлые периоды в новой базе данных. Возможность формировать своды и расчетные листки за прошлые периоды в новой базе данных. Возможность рассчитывать базу для начислений за прошлые периоды в новой базе данных.
Фактически это "свертка базы".

Проверка результатов переноса данных

Перед началом эксплуатации необходимо убедиться в правильности и полноте перенесенных данных.

Главное меню – Данные на начало эксплуатации

Начальная штатная расстановка – данные для расчета зарплаты, актуальные на момент переноса.
Начальная задолженность по зарплате – если кому-то не была выдана зарплата на момент переноса.

Меню Кадры – Сотрудники

Личные данные сотрудников должны перенестись полностью.

Меню Администрирование – Переносы данных

Документы "Переносы данных" хранят:

данные для формирования отчетности текущего года в случае переноса не с начала года (НДФЛ и СВ – страховые взносы, ПСС – пособия за счет средств ФСС);
кадровую информацию (РКД – регистр кадровых приказов, ТДК – информация о трудовых договорах, РОтп – регистр отпусков, ИЛ – исполнительные листы);
данные для расчета среднего заработка (ЗП_СЗФСС – для пособий ФСС, ЗП_СЗО – для отпуска).

Организационная структура

Справочник "Организации".
Справочник "Подразделения" и "Территории".

Необходимо привести и ее в соответствие реальной структуре предприятия.

Физические лица и сотрудники

Используйте кадровые отчеты для проверки перенесенных данных. Распечатайте личные карточки сотрудников и раздайте им для проверки – это хороший способ провести инвентаризацию данных сотрудников.

Начисления и удержания

Один план видов расчетов "Начисления".
Один план видов расчетов "Удержания".

Проверка формул в начислениях и удержаниях.

Вариант переноса №2

Дополнительно к данным первого варианта переноса формируются вспомогательные документы с кодами:

РВ – рабочее время по всем сотрудникам за все периоды.
ОСО – данные для расчета остатков отпусков.
ЗП – данные о всех начислениях и удержаниях.
НЗП – данные о всех начислениях и удержаниях по сотрудникам для формирования сводов и расчетных листков.
ЗС – расчеты по займам.
ВЗ – подробные данные по взаиморасчетам для формирования информации о задолженности.
ДнСост – сведения об отсутствии сотрудников.

Тестовый прогон расчета зарплаты

Проведите пробный расчет в новой программе и сверьте результаты с таким же расчетом в редакции 2.5.

Подведем итоги

Итак, для перехода на редакцию 3.1 требуются подготовительные действия, включающие приведение в порядок текущих данных и "закрытие месяца" в ЗУП 2.5. При выборе варианта переноса, рекомендуемого разработчиками, вы получите "свертку базы" на начало ввода в эксплуатацию новой редакции, при этом все данные за прошлые периоды никуда не денутся, а останутся в старой информационной базе. Вы можете вести параллельный расчет зарплаты первые несколько месяцев в обеих базах, чтобы убедиться в правильности расчетов и увериться в своих силах, если это необходимо.

Ответы на часто задаваемые вопросы

	Возможно ли самостоятельно провести процедуру перехода? Пользователи, обладающие навыками администрирования "1С:Предприятие 8", могут провести перенос данных самостоятельно, без привлечения специалистов. Остальным рекомендуем воспользоваться услугами партнеров "1С".
	Можно ли перейти на редакцию 3.1 не с начала года? Да, возможен перенос данных начиная с любого месяца. Если переход происходит не с начала года, то дополнительно переносятся данные за текущий год, необходимые для формирования отчетности по НДФЛ и взносам в фонды.
	Нужно ли покупать лицензию на редакцию 3.1? Нет, если у вас уже есть лицензия на "1С:Зарплата и управление персоналом 8 ", которая дает право использовать любую редакцию – и 2.5 и 3.х. Но вы должны иметь активную интернет-поддержку (для версий ПРОФ и КОРП это означает иметь действующую подписку 1С:ИТС).
	Где взять дистрибутив ЗУП 3.1 актуальной версии? Обратитесь к вашему обслуживающему партнеру 1С. Если у вас действующая поддержка (подписка 1С:ИТС для версий ПРОФ и КОРП), то вам предоставят доступ к полному дистрибутиву.
	Можно ли разобраться в новой редакции 3.1 без предварительного обучения? Это возможно, но не рекомендуется. Правильнее всего будет пройти курсы "1С" очно или в интернете заранее, а затем уже переходить на новую редакцию.
	Какие курсы или лекции стоит послушать? На сайте edu.1c.ru в разделе "Зарплата 8" есть отличные курсы за очень небольшую плату. Кроме того, в "1С:Лектории " регулярно читаются лекции по новой редакции ЗУП, архив лекций доступен всем подписчикам 1С:ИТС ПРОФ.

Самое главное – вы сэкономите много времени, которое сможете посвятить более важным делам, либо отдыху.

Помимо времени, вы сэкономите финансы, поскольку в будущем переход из ЗУП 2.5 на ЗУП 3.1 может быть более длительным и затруднительным (из-за роста числа документов, из-за ослабевающей поддержки ЗУП 2.5).

Естественно, вы сбережёте нервы и силы, поскольку все недочёты ЗУП 2.5 учтены в редакции 1С 8 ЗУП 3.1, и вам не придется искать корень очередной ошибки в расчете.

Согласно , с 2018 года фирма 1С перестанет выпускать обновления для 1С Зарплата и Управление Персоналом 2.5.

Переход с ЗУП 2.5 в ЗУП 3.1: почему его не стоит откладывать и в чем преимущества ЗУП 3.1

Обновление 1С ЗУП с 2.5 на 3.1 решает сразу множество задач, избавляя Вас от рутинной кадровой работы и экономя Ваше время.

Ниже мы расскажем про основные улучшения ЗУП 3.1, сгруппировав их по темам.

С технической точки зрения Вас ждут новые удобства: возможность работы через Интернет; внутренние отчеты снабжены пояснениями, регламентированные отчёты заполняются автоматически.

К слову о регламентированных отчётах . Никогда не знаешь, когда какаянибудь форма изменится, и как скоро эти изменения отразятся в 1С. Переход из ЗУП 2.5 в ЗУП 3.1 позволяет получать необходимые обновления чаще и быстрее. К примеру, за первую половину 2017 года, обновлений для ЗУП 3.1 вышло в два раза больше, чем для ЗУП 2.5 (шесть против трёх). Очевидно, что ЗУП 2.5 будет обновляться реже, а это всегда риск не успеть подготовить отчетность.

Работа с кадровыми карточками в ЗУП 3.1 намного проще, чем в ЗУП 2.5. Так, например, вся информация о сотруднике теперь хранится в одной карточке с подразделами, детально проработано хранение сведений о воинском учете. В случае если были внесены ошибочные изменения, их всегда можно отменить благодаря хранению истории изменений.

В вопросе документов расчета и начислений Вас ждут изумительные изменения. Теперь не нужно дважды отражать один и тот же факт (отпуск или увольнение, например) двумя разными документами. И начисление, и кадровый факт регистрируются в одном документе.

В самих начислениях теперь царит прозрачность и лёгкость. Здесь же отражаются сотрудники на ГПХ и совместители (теперь с ними нет проблем), здесь же считаются страховые взносы. В одном документе теперь можно отразить начисления по нескольким статьям (отпуск и зарплата, к примеру),либо отразить выплаты иным лицам (в т.ч. бывшим сотрудникам). И не стоит бояться, если что-то в прошлом периоде нужно изменить – умная ЗУП 3.1 теперь умеет выполнять автоматический перерасчет.

Стоимость перехода с ЗУП 2.5 на ЗУП 3.1

Работы выполняет консультант-методолог 1С:Сервистренд удаленно.

1. Обновление версии программы 1С до редакции 3.1.
2. Консультация по настройке кадрового учета, расчетов по оплате труда и учетной политики организации совместно с ответственными лицами со стороны Заказчика.
3. За дополнительную плату и по желанию: предоставление учебного пособия "Настольная книга по оплате труда и ее расчету в "1С: Зарплата и управление персоналом 8 (ред. 3.0) Издание 13".

За 2016 год мы осуществили более 20 крупных переходов на редакцию ЗУП 3.1 для предприятий с численностью персонала более 1000 человек, а также совершили более 150 переходов для небольших предприятий.

На нашем сайте доступны отзывы о нашей работе, с некоторыми из них Вы можете ознакомиться ниже.

Истории успеха

Соклеткин Алексей Валерьевич

Директор Департамента IT ГК "SUCDEN"

Переход на 1С:Зарплата Управление Персоналом 8, редакцию 3.1 в ГК "SUCDEN" осуществлен в штатном режиме

О Компании:

Компания «Сюкден» является одним из лидеров в производстве сахара в России.В России французская группа Sucden работает с 1991 года, начав с импорта сахара. Сейчас в России компании принадлежат Добринский (Липецкая область), Каменский (Пензенская область) и Тбилисский (Краснодарский край) сахарные заводы. Торговая марка: «Услад».

Было:

Кадровый учет и расчет зарплаты вели в 1С:Зарплата Управление Персоналом 8 ред. 2.5. С выходом редакции 3.1 перед нами появилась задача перехода на более свежую редакцию программы, с новыми функциональными возможностями. Необходимо было сделать корректный переход без сбоев работ наших служб, которые ведут учет в данной программе.

Стало:

Переход на редакцию 3.1 осуществлен в штатном режиме. Перенесены: кадровая информация по работающим сотрудникам, входящие остатки и обороты, необходимые для дальнейшего продолжения кадрового учета и расчета заработной платы в новой программе.После переноса индивидуально с каждым пользователем проведено обучение по их участкам работы...

Введено в работу централизованное управление персоналом и расчетов по оплате в «1С: Зарплата и управление персоналом КОРП 8, ред. 3.0».

О Компании:

Международная научно-производственная компания, имеющая партнерские отношения с фирмами-производителями медицинских товаров из 30 стран мира. По количеству клиентов, продающих менеджеров, развитию собственной сбытовой и сервисной сети является крупнейшей компанией на российском рынке медицинского оборудования и расходных материалов.

Было:

Неавтоматизированное центральное управления персоналом и расчетов по оплате труда

Стало:

Ведена в эксплуатацию система централизованного управления персоналом и расчетов оплаты труда, продолжается сотрудничество компаний в рамках тиражирования централизованного учета управления персоналом и расчетов по оплате труда на другие региональные центры

Новая версия программы «Зарплата и управление персоналом КОРП, ред. 3.1» у мирового автопроизводителя.

О Компании:

Молодой автопроизводитель, выпускающий легковые автомобили, грузовики и микроавтобусы. Входит в известный мировой концерн. Ежегодный объем производства компании с 2007 года превышает 5 000 000 автомобилей.

Было:

Стало:

Внедренная система «Зарплата и управление персоналом КОРП, ред. 3.1» функционирует в круглосуточным режиме, позволяя работать 12 пользователям.

Успешный переход на новую версию программы «Зарплата и управление персоналом, ред. 3.1» осуществил банк «ИНТЕРПРОГРЕССБАНК"

О Компании:

«ИНТЕРПРОГРЕССБАНК» (Акционерное общество) – универсальный кредитно-финансовый институт, приоритетным направлением деятельности которого является наиболее полное удовлетворение потребностей предприятий реального сектора российской экономики и физических лиц в современном и качественном банковском обслуживании.

Было:

«Зарплата и управление персоналом, ред. 2.5»

Стало:

«Зарплата и управление персоналом, ред. 3.1» Результатом перехода явился современный поддерживаемый программный продукт, с большими возможностями, отвечающими требованиям заказчика и с корректным переносом данных для дальнейшего его учета. В настоящее время продолжается сотрудничество компаний в рамках тиражирования централизованного учета управления персоналом и расчетов по оплате труда на другие региональные центры.

Обновление версии программы «Зарплата и управление персоналом КОРП, ред. 3.1» у компании ООО «Маревен Фуд Сэнтрал»

ООО «Маревен Фуд Сэнтрал»

О Компании:

Основным направлением деятельности Mareven является производство продуктов питания высокого качества по доступной цене для массового потребления всех слоёв населения. Вся продукция, которая производится соответствует высоким стандартам менеджмента качества ISO 9001:2008.

Было:

«Зарплата и управление персоналом КОРП, ред. 2.5»

Стало:

На текущий момент, внедренная система «Зарплата и управление персоналом КОРП, ред. 3.1» функционирует в круглосуточным режиме, позволяя работать более 100 пользователям.

Какую поддержку для перехода на новую редакцию оказывает компания 1С:Сервистренд?

Специально для Вас мы выделили специальную группу специалистов, готовых помочь Вам перейти на редакцию ЗУП 3.1. Для этого мы проводим:
- диагностику и консультации до и после перехода на ред. 3.1 в рамках Линии Консультаций;
- обучающие вебинары по методике перехода и работе в новой редакции программы 1С 8 ЗУП 3.1;
- видеокурсы по работе с ЗУП 3.1;
- диагностику существующих у Вас доработок для их адаптации в новой версии программы;
- разработку дополнительных обработок и конвертеров данных для полной автоматизации перехода из ЗУП 2.5 в ЗУП 3.1.

За 2016 год мы осуществили более 20 крупных переходов на редакцию 3.1 для предприятий с численностью персонала более 1000 человек, а также поддержку более 150 переходов для небольших предприятий.

Последнее время очень часто стали поступать вопросы по переходу на 1С ЗУП 3 с ЗУП 2.5 (хотя они особо и не прекращались с тех пор, как стало известно, что ЗУП 2.5 в 2018 году поддерживаться не будет ). И многие клиенты, которым я помогал выполнить перенос и настраивать ЗУП 3, жалуются на то, что очень часто за перенос данных просят очень существенные суммы.

Тот, кто знаком с механизмом переноса (а в случае с переносом из типовой ЗУП 2.5 тут нет ничего сложного ) отказываются от подобных предложений и делают его сами. Однако стоит сказать, что необходимо знать некоторые особенности переноса сведений и обработки перенесенных сведений. Поэтому я хочу рассказать об одном ресурсе, где вся эта информация собрана в структурированном виде и постоянно обновляется по мере выявления (появления) новых особенностей (ошибок) переноса.

✅ Семинар «Лайфхаки по 1C ЗУП 3.1»
Разбор 15-ти лайфхаков по учету в 1с зуп 3.1:

✅ ЧЕК-ЛИСТ по проверке расчета зарплаты в 1С ЗУП 3.1
ВИДЕО - ежемесячная самостоятельная проверка учета:

✅ Начисление зарплаты в 1С ЗУП 3.1
Пошаговая инструкция для начинающих:

Конечно, в интернете можно найти ответы на многие вопросы, но основная проблема интернета, как мне кажется, заключается в том, что большая часть информации слишком хаотично разбросана по разным ресурсам. Часто возникает вопрос и к актуальности этой информации.

Для ситуации, о которой мы говорим, это довольно важные критерии. «Размазывать» вопрос перехода на долгие месяцы теперь не получится — 1С ЗУП 2.5 не будет обновляться . Необходимо быстро получить четкую и достоверную информацию о переходе на ЗУП 3 .

Команда довольно известного проекта ПРОФБУХ8 основательно поработала над этим вопросом и накануне 2018 года запустила новый проект БУЭКСПЕРТ8 . Проект ещё наполняется контентом, но вот разбор перехода с ЗУП 2.5 на ЗУП 3.1 уже освещен большим количеством материалов. Да Вы и сами можете посмотреть, какие материалы присутствуют в соответствующем разделе:

Основные статьи — здесь рассказывается о том, как выполнить перенос, что и куда именно переносится (и для «рекомендованного» и для «полного переноса»), как проверить перенесенные сведения, отличия 1С ЗУП 3 от ЗУП 2.5
Кейсы — конкретный ситуации, сложности, связанные с переносом данных
Ответы на вопросы — это самые интересные вопросы посетителей по ситуации с переносом данных (вопросов и кейсов там очень много, они описываются почти все ситуации и ошибки, которые могут возникнуть после переноса данных)
Онлайн-семинары — онлайн семинары, которые проводились в 2017 году по этой теме в 2017 году

Кроме того подписчик получает:

Доступ ко всем ежемесячным семинарам по ЗУП 3 — это поддерживающие семинары, которые начиная с сентября 2015 года проводятся ежемесячно. Здесь рассматриваются все новшества программы 1С ЗУП 3, а также интересные вопросы подписчиков и кейсы. Это оооооочень большая база знаний по ЗУП 3, изучив которую можно существенно расширить свои знания о программе;
Сборники вопросов по ЗУП — подписку ежемесячные сборники интересных вопросов по ЗУП 3
Горячие темы — подписку на срочные вопросы, связанные с учетом в ЗУП и в целом с учетем зарплаты, на которые надо обратить отдельное внимание.

Всё это Вы можете увидеть сами на страницах ресурса, которые посвящены 1С ЗУП:

Но и это ещё не всё. Кроме доступа к ресурсу подписчик получает доступ ко всем семинарам по отчетности за 2017 года (записям и прямым эфирам). Тут я не буду много рассказывать, думаю, кому интересно сможет сам всё изучить на странице подписки:

Конечно, это ещё молодой проект и не всё выглядит законченным, но уже сейчас он содержит существенный объем информации, который поможет не только перейти на ЗУП 3, но и спокойно вести в ней учет.

Чтобы узнать первыми о новых публикациях подписывайтесь на обновления моего блога:

Тема сегодняшней статьи это переход программы 1С:Зарплата и управление персоналом с редакции 2.5 на редакцию 3.0.

Будут рассмотрены варианты переноса, что и куда переносить, а также что необходимо обязательно проверить после переноса. Проблем с переносом данных между реакциями более чем достаточно, далее мы рассмотрим наиболее часто встречающиеся и разберем их решение. Разработчики программы предлагают два варианта перехода с редакции ЗУП 2.5 на 3.0. В статье мы посмотрим на преимущества и недостатки обоих вариантов, чтобы вы смогли для себя сделать вывод какой способ переноса вам лучше использовать.

Причина перехода на редакцию ЗУП 3.0

Причиной перехода на новую редакцию ЗУП является снятие с поддержки с 2018 в редакции 2.5 изменение законодательства. Фирма 1С опубликовало соответствующее информационное письмо №22222 от 18.11.2016 . Вот выдержки из данного письма касаемо редакции ЗУП 2.5:

Будет обеспечена возможность сдачи годовой отчетности за 2017 год;
Поддержка законодательства 2018 года в выпускаемых обновлениях не планируется;
Пользователи редакции 2.5 конфигурации «Зарплата и управление персоналом» версий ПРОФ и базовая, которые по каким-либо причинам не захотят переходить на редакцию 3 после завершения ограниченной поддержки, могут сделать апгрейд на более дорогой продукт 4601546081506 «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП».

Однако следует отметить, что ЗУП редакции 2.5 в 2018 году остается на поддержки в типовых решениях «1С:Управление производственным предприятием» и «1С:Комплексная автоматизация». Однако стандартного обмена данных для переноса результатов расчета ЗП из ЗУП 3.0 в эти конфигурации не предусмотрено.

Если в за 1 квартал 2018 произойдет изменение законодательства, то сдать отчетность из ЗУП 2.5 Базовая или ПРОФ уже не получится. Поэтому фирма 1С рекомендует заблаговременно решить вопрос с переходом на новую редакцию.

«1С:Зарплата и управление персоналом» редакции 3.0 имеет ряд существенных преимуществ перед предыдущей редакцией:

Мобильное приложение;
Личный кабинет сотрудника (концепция самообслуживания);
Более удобное и гибкое штатное расписание (разные варианты ведения);
Возможность регистрировать в один день два кадровых события (например, в один день прием на работу и сразу командировка);
Функциональность по совмещению должностей (предусмотрены разные варианты совмещения и расчета заработной платы);
Исключено дублирование кадровых и расчетных документов (сейчас документы едины, доступ разграничен ролями: кадровики могут видеть и править в документе только свою часть, расчетчики свою). Исчезает проблема не рассчитанных (забытых) кадровых документов. Например ранее в 2.5 увольнение сотрудника регистрировалось несколькими документами, сейчас это один документ;
Реализованы выплаты бывшим сотрудникам.И даже вообще не сотрудникам, а сторонним физическим лицам (ранее для этого нужно было оформлять «фиктивный» прием на работу);
Реализована возможность исправления документов в текущем периоде (например пересчет оплаченного отпуска и корректное отражение этой операции в 6-НДФЛ);
Существенно доработан уровень автоматизации формирования регламентированного отчета 6-НДФЛ (в 99% случаем отчет формируется автоматически и не требует ручных корректировок)

Подготовка к переносу данных

Перед началом переноса данных вам необходимо в старой зарплатной базе закрыть период. Т.е. начислить заработную плату и желательно зарегистрировать выплату (но это не критично ее можно будет отразить уже в новой базе). Также нужно удалить все помеченные объекты на удаление. Желательно выполнить процедуру тестирования и исправления информационной базы.

Важно! Перед переносом нужно обновить ЗУП 2.5 до последнего актуального релиза.

Для запуска переноса данных необходимо в ЗУП 3.0 запустить соответствующего помощника. Для этого вам нужно зайти в раздел «Администрирование» и выбрать опцию «Перенос данных из предыдущих программ».

Краткий обзор вариантов переноса данных

Разработчики предусмотрели два варианта переноса данных. Для условности дадим названия этим двум вариантам и очень краткое описание (более детальное описание и отличия будут описаны в этой статье далее).

«Перенос остатков » — переносится минимальный объем информации, достаточный для начала ведения учета в новой редакции. При этом не переносится информация, которая заведомо не может быть качественно перенесена из-за различий в методике ведения учета или в структуре программ. Данный вариант переноса используется по умолчанию (именно этот вариант рекомендуют разработчики 1С). Данный вариант переноса можно использовать начиная с любого периода в середине года, в новую программу будут перенесены все данные для расчета среднего заработка и сдачи отчетности по НДФЛ и взносам. Но расчет заработной платы будет выполняться только на основании начальных данных (не будут учитываться все предыдущие периоды).

«Полный перенос » — в этом варианте переносятся данные за все прошлые периоды, в результате в новой базе ЗУП 3.0 будет возможность формировать отчеты за прошлые периоды (кадровые и расчетные). Преносится неиспользуемая или редко используемая информация, что излишне увеличивает как время переноса, так и вероятность переноса с ошибками.

Поэтому такая возможность может быть востребована, например, для организаций с простой системой оплаты труда, с небольшим количеством сотрудников и объемом накопленных данных.

Обратите внимание! Если в ЗУП 2.5 вы вели учет управленческой заработной платы (так называемый «управленческий учет») — то эти данные не будут перенесены в новую базу не по одному из вариантов. Это обусловлено тем что в ЗУП 3.0 не предусмотрено ведение управленческого учета заработной платы.

Перенос данных пошагово

На первом шаге выбираем тип источника начальных данных. Или другими словами, из какой программы будем переносить.

На втором шаге мастер переноса предложит выбрать базу из которой следует перенести данные.

Далее нужно выполнить настройку. По умолчанию мастер предлагает вариант «Перенос остатков». Для этого варианта нужно установить дату начала ведения учета в новой базе. Например, если мы установим дату ноябрь, то будут перенесены остатки по состоянию на конец октября.

Использовать новые возможности кадрового учета и начисления зарплаты (вариант по умолчанию — перенос остатками);
Использовать начисления предыдущей программы (второй вариант — полный перенос).

Если вы выберите полный перенос, тогда нужно будет указать начало календарного года, начиная с которого нужно будет переносить данные.

Перенос остатков

Как уже отмечалось выше для данного варианта переноса следует указать месяц начала эксплуатации. Алгоритм переносит на начала указанного периода все необходимые данные за прошлые периоды для сдачи отчетности НДФЛ и расчета средней:

Для расчета средней заработной платы (для пособий ФСС – за три предшествующих года, для отпусков и других случаев – за 15 предшествующих месяцев);
Для расчета НДФЛ и для расчета страховых взносов (если дата начала не январь, т.е. не начало года).

Помимо этого будет перенесены кадровые и расчетные данные (будут перенесены не все данные, а только те, которые используются на дату начала ведения учета в новой программе):

Данные об организациях, подразделениях, должностях и сотрудниках и все что с ними связано, например трудовая деятельность, состав семьи и т. д.;
Виды расчетов (начисления и удержания);
Данные для заполнения личных карточек сотрудников (Т-2);
Договоры ГПХ;
Действующие отпуска по уходу за ребенком;
Кадровая расстановка сотрудников по состоянию на начало периода эксплуатации в новой программе;
Остатки по взаиморасчетам с сотрудниками.

Если сотрудник на дату переноса уже не работает, т.е. был уволен, то данные по этому сотруднику не будут перенесены в новую программу. Или например, если должность на момент переноса никем не занята, она также не будет участвовать в переносе.

Очень важный момент касательно переноса видов расчетов (начислений и удержаний). В переносе участвуют только регламентированные способы расчета. Это означает, что виды расчета в которых участвует произвольная формула в этом варианте переносится не будут. Их нужно будет создавать и назначать сотрудникам в новой программе заново.

Штатное расписание не переносится, она создается в новой программе на основании штатной расстановки по состоянию на дату начала эксплуатации. Для приведения его к целевому потребуется ручная корректировка. Причем ручная корректировка штатного расписания актуально для обоих вариантов переноса.

Данные для карточки Т-2 переносятся не документами, а записями в соответствующие регистры. В новой программе у вас будет возможность проанализировать трудовую историю сотрудника, но «провалиться» в документ и что-то в нем поправить — такой возможности не будет.

Если на момент переноса у вас были сотрудники, которые находились на оплачиваемых неявках (например, больничный, отпуск, командировка и т.д.) то этот факт будет перенесен в специальный документ «Периоды оплаченные до начала эксплуатации».

Что не переносятся в этом варианте:

Вакансии;
Вилки окладов из штатного расписания;
Виды расчетов с произвольными формулами;
Информация для кадровых аналитических отчетов (например, свод кадровых изменение или принятые и уволенные сотрудники и т.п.);
Информация для расчетных аналитических отчетов (например, свод начислений за период до начала эксплуатации);
Информация для оплаты по тарифным разрядам (разница в методологиях расчета в 2.5 и 3.0). Для таких сотрудников нужно будет назначить новые начисления предусмотренные для данной ситуации в ЗУП 3.0 (это также актуально для варианта Полный перенос);
Сведения о займах сотрудников. В новой базе нужно будет повторно зарегистрировать информацию по займам, причем с учетом уже частично погашенной задолженности (в полном переносе займы переносятся);
Временные кадровые переводы. Когда дата перевода заканчивается уже в новой базе ЗУП. В этом случае может возникнуть проблема с подразделением и графиком, а именно по окончании перевода не произойдет автоматический возврат на предыдущие значения. Это связано с тем, что переносятся только срез данных на начало периода эксплуатации и может возникнуть ситуация, что подразделение и график не у кого не задействованы и как следствие не будут перенесены;
Реквизиты платежных поручений по НДФЛ. На момент написания этой статьи все данные для формирования отчетности 6-НДФЛ и 2-НДФЛ прекрасно переносятся. Но такая информация как реквизиты платежек по НДФЛ нет. Они могут потребоваться для формирования регистра налогового учета по НДФЛ.

Полный перенос

В этом варианте в настройках мы указываем год с которого требуется перенести данные. Соответственно переносятся все данные начиная с указанного года, включая все документы.

Важно понимать, что хоть вариант условно и назван полным, по факту переносятся не все документы. Часть информации переносятся записями в регистры, например: командировки, неявки, больничные и т.д.

Вот что переносится в этом варианте:

Данные об организациях, подразделениях, должностях и сотрудниках и все что с ними связано, например трудовая деятельность, состав семьи и т. д.. Переносятся даже те данные, которые на момент переноса уже не используются (т.е. все те которые были действующими за период);
Начисления и удержания. Будут перенесены все с регламентированным способом расчета. С произвольными формулами тоже переносятся, но их обязательно нужно будет проверить;
Штатное расписание. Как и в варианте переноса остатков штатное расписание переносится не полностью, а создается в новой базе на основании данных по штатной расстановке. Т.е. полное штатное расписание не переносится, потребуется ручная корректировка;
Данные для расчета среднего заработка;
Данные для учета НДФЛ и страховых взносов;
Данные по взаиморасчетам с сотрудниками.

Список переносимых документов (в новой базе их можно будет открыть и просмотреть):

Прием на работу;
Кадровый перевод;
Увольнение;
Отпуск по уходу за ребенком (в том числе и те которые закончили свой срок действия);
Возврат из отпуска по уходу за ребенком;
Исполнительный лист;
Заявление на вычеты по НДФЛ;
Отмена стандартных вычетов НДФЛ;
Заявление о подтверждении на зачет авансов по НДФЛ.

Все остальные данные переносятся непосредственными записями в учетные регистры.

Сравнение вариантов переноса

Важный момент. В типовом механизме переноса данных предусмотреть следующие сценарии объединения баз:

Организации из нескольких баз ЗУП 2.5 в одну ЗУП 3.0 — такой сценарий переноса поддерживается;
Организации из одной ЗУП 2.5 в раздельные базы ЗУП 3.0 — такой сценарий переноса НЕ поддерживается (можно реализовать не типовым способом).

Результат переноса данных

Чтобы посмотреть результат переноса данных в ЗУП 3.0 нужно перейти в журнал документов «Данные на начало эксплуатации».

В этом журнале содержатся следующие виды документов:

Начальная штатная расстановка;
Задолженность по заработной плате;
Периоды оплаченные до начала эксплуатации.

Кадровые данные переносятся в вид документа «Начальная штатная расстановка». В нем соответственно можно увидеть:

всех сотрудников;
их должности и дату приема на работу;
подразделения;
текущие плановые начисления;
количество занимаемых ставок;
вариант расчета аванса;
графики работы;
а также остатки отпусков.

В виде документа «Задолженность по заработной плате» содержится следующая информация (документ доступен для редактирования):

Список сотрудников;
Подразделения;
Сумма задолженности.

Вид документа «Периоды оплаченные до начала эксплуатации» содержит следующее (эти данные будут учтены при расчете заработной платы):

Список сотрудников;
Период оплаты;
Вид периода (например, больничный и т.п.).

Сведения о сотрудниках организации переносятся в стандартный справочник «Сотрудники». Находится он в разделе «Кадры». Дата приема записывается непосредственно в карточку сотрудника (так как отдельного документа для этого не предусмотрено).

Сведения о вычетах НДФЛ переносятся в отдельный документ. Находится этот документ в разделе «Налоги и взносы», называется документ «Заявление на вычеты по НДФЛ» (стандартные, личные, имущественные и социальные).

Все прочие документы, включая данные для формирования отчетности, находятся в документах «Переносы данных». Документы находятся в разделе «Администрирование».

В документы «Переносы данные» сведения также можно вводить в ручном режиме.

В журнале документов «Перенос данных» в поле «Номер» содержится код документа (или по другому говоря — вид документа).

Ниже представлена расшифровка кодов документов «Переносы данных»:

ТДК — Информация о трудовых договорах;
РКД — Кадровая информация для формирования карточки Т-2;
РОтп — Данные об отпусках всех видов;
ИЛ — Удержания по исполнительным листам;
ЗП_СЗфсс — Исходные данные для расчета среднего заработка для пособий;
ЗП_СЗо — Исходные данные для расчета среднего заработка для отпуска;
НДФЛ — Данные налогового учета НДФЛ;
ПСС — Пособия для средств ФСС, для отражения в 4-ФСС;
СВ — Данные учета по страховым взносам.

Также есть дополнительные коды этих документов, они используются если вы выбрали полный вариант переноса:

ДнСост- Сведения об отсутствии сотрудников;
РОтп — Реестр отпусков;
ОСО — Фактические отпуска;
ЗП — Данные о всех начислениях и удержаниях сотрудников;
НЗП — Данные о всех начислениях и удержаниях по сотрудникам для формирования сводов, расчетных листков и т.п.;
ЗС — Расчеты по займам;
ВЗ — Подробные данные по взаиморасчетам для формирования информации о задолженности;
ДЗП — Взаиморасчеты по депонентам.

Проверка переноса

Для обоих вариантов переноса требуется провести выверку итоговых данных. На что стоит обратить внимание в первую очередь:

Подразделения;
Графики работы;
Виды начислений и удержание (возможность применения новых возможностей в редакции З.0);
Личные данные сотрудников (как вариант можно распечатать личные карточки Т-2 и раздать сотрудникам на проверку под подпись);
Штатное расписание (в обоих вариантах переноса нужно доформировать вручную);
Остатки отпусков (типовой отчет «Остатки отпусков»);
Плановые начисления (типовой отчет «Зарплата/Анализ ФОТ по начислениям»);
Плановые удержания (универсальный отчет по регистру «Плановые удержания»);
Задолженность по заработной плате (типовой отчет «Задолженность по зарплате»).

Для проверки переноса данных для расчета среднего заработка специального отчета в ЗУП 3.0 не существует. Как вариант сверку можно выполнить средствами универсального отчета (раздел «Администрирование» — «Печатные формы, отчеты и обработки» — «Универсальный отчет»).

Данные для расчета среднего записываются непосредственно в регистры:

Регистр накопления «Данные о времени для расчета среднего (общий)»;
Регистр накопления «Данные о начислениях для расчета среднего заработка (общий)»;
Регистр накопления «Данные страхователей для расчета среднего заработка (ФСС)»;
Регистр накопления «Данные о начислениях для расчета среднего заработка (ФСС)»;
Регистр сведений «Данные о времени для расчета среднего (ФСС)».

Для сверки данных по НДФЛ в ЗУП 3.0 можно формировать стандартные отчеты: Карточка НДФЛ, Анализ взносов по месяцам и т.д.

Самый оптимальный вариант сверки результатов переноса — это сверка результатов расчета заработной платы в ЗУП 2.5 и ЗУП 3.0 за первые периоды эксплуатации после перехода.

Фирма «1С» напоминает, что в соответствии с информационным письмом № N 22222 в 2018 году будет прекращена поддержка конфигураций:

Зарплата и управление персоналом редакции 2.5;
Зарплата и кадры бюджетного учреждения редакции 1.0;
Медицина. Зарплата и кадры бюджетного учреждения редакции 1.0.

Пользователям редакции 2.5 конфигурации "Зарплата и управление персоналом" рекомендуется перейти на редакцию 3.1.

Этапы перехода на редакцию 3

Подготовьте персонал к работе в новой редакции программы.
Ваши бухгалтеры-расчетчики и кадровики будут эффективнее работать с новой программой, если познакомятся с ней заранее. Есть много вариантов обучения, в том числе низкобюджетных.

Во-первых, есть раздел на сайте ИТС (у вас будет к нему доступ, если вы оформите подписку ИТС ПРОФ), в котором собрана информация о кадровом учете и расчете зарплаты в программах 1С, там же есть руководство пользователя и популярные книги по ЗУП 3 в электронном виде. Вы также можете заказать эти книги в интернет-магазине 1С или через партнеров 1С.

Во-вторых, есть сайт онлайн-обучения , где за небольшую плату можно пройти месячные курсы повышения квалификации.

В-третьих, есть очные курсы 1С и партнеров.
Подготовьте свои компьютеры.
Новая редакция ЗУП, возможно, потребует больше мощности от ваших компьютеров.

Клиент-серверная технология, используемая в ЗУП 3, наиболее эффективна в системах, использующих хранение данных на SQL сервере, к которому организован доступ с компьютеров пользователей через «тонкий клиент». В этом случае важна производительность сервера.

Если у вас используется файловый сервер, то необходимо заранее протестировать скорость работы. То, что было хорошо для конфигурации на «обычных формах» (в частности, доступ по RDP), может оказаться вредным для «управляемых форм».

Если у вас единственный компьютер, то важна его мощность и, в первую очередь, объем оперативной памяти. Недостаточно просто докупить память, нужно установить 64-битную версию операционной системы, чтобы эта память была видна программам.

Если вы уже используете новые редакции других программ 1С (Бухгалтерия 3.0 или Управление торговлей 11), то знакомы со всеми этими требованиями, подстроились к ним и, вероятнее всего, уже готовы к запуску ЗУП 3.
Подготовьте свои программные доработки к миграции на новую версию.
Если вы «обросли» доработками к вашей ЗУП 2.5, то наступило время провести их ревизию. Проанализируйте, какие их этих доработок используются до сих пор, есть ли аналогичная функциональность в типовой ЗУП 3.

Актуальные доработки, не имеющие аналогов в типовом решении, нужно будет подготовить к переносу. Скорее всего, их придется полностью переписать. Лучше оформить их в виде внешних отчетов и обработок или в виде расширений, так, чтобы это не затрагивало основную конфигурацию. Это позволит оставить конфигурацию на поддержке и упростит (т.е. удешевит) дальнейшее ее сопровождение.
Проведите предварительные тесты.
Создайте новую информационную базу. Установите в нее последнюю версию ЗУП 3. Проведите пробную загрузку данных из копии вашей рабочей базы 2.5. Загрузите в нее все доработки. Наладьте обмен с копией рабочей базы «1С:Бухгалтерии». Введите операции за текущий месяц, рассчитайте зарплату, синхронизируйтесь с копией бухгалтерской базы, проверьте результаты.

Убедитесь, что все работает так, как вы и ожидали. Если вы ожидали другого, то разберитесь со всеми вопросами заранее, до того, как начнете реальную работу в новой редакции.

И главное - все тестовые манипуляции выполняйте на копиях данных и не забывайте о регулярных резервных копиях .
Подготовьте данные для переноса.
Перенос данных в ЗУП 3 похож на «свертку базы». Фактически, вы получите входящие остатки на начало периода (года или месяца). Чтобы в этих входящих остатках не болтались хвосты прошлых периодов, по возможности, закройте их в старой программе перед переносом.

Начислите всем зарплату, выплатите ее, проведите все кадровые документы, передайте данные в «1С:Бухгалтерию».

Когда лучше всего переходить на ЗУП 3?

Теоретически, возможен перенос данных начиная с любого месяца. Если переход происходит не с начала года, то дополнительно переносятся данные за текущий год, необходимые для формирования отчетности по НДФЛ и взносам в фонды.

Но наиболее благоприятный момент перехода - начало года (январь). Прошлый год останется в старой программе, а начисления за январь будут уже в новой. Параллельно можно будет вести подготовку годовой отчетности в старой программе. Отчетность за 1 квартал вы будете готовить уже в новой программе.

Если нет уверенности, что за январь можно успеть завершить переход на новую редакцию, то начинать можно заранее, в ноябре или декабре. В этом случае рекомендуется параллельно вести в двух программах, чтобы настроить учет, отладить начисления и привыкнуть к новой программе. В январе оставить только новую программу.

Какие варианты переноса данных существуют?

Во-первых, надо отметить, что из ЗУП 2.5 в ЗУП 3 нет «плавного» перехода, при котором бы все введенные документы сохранились. ЗУП 3 сильно отличается от ЗУП 2.5 не только архитектурой, но и идеологией, это совершенно другая программа. А значит, какие-то данные придется оставить в старой программе. В этом нет ничего страшного, т.к. старая ваша программа останется с вами, никуда не денется, вы всегда можете открыть ее и посмотреть, что же было в прошлом году или еще ранее.

Существуют 2 варианта типового переноса данных:

Упрощенный (рекомендованный разработчиками).
Более полный (не рекомендованный разработчиками).

По умолчанию предлагается упрощенный перенос данных, который позволит использовать новые возможности кадрового учета и расчета заработной платы. Вы перенесете все данные, необходимые для расчета среднего заработка, сдачи отчетности по НДФЛ и взносам в текущем году, но расчет зарплаты начнете с «чистого листа», без накопившихся в прошлой системе ошибок.

Какие данные переносятся?

Справочники: организации, подразделения, должности, сотрудники и связанные с этими справочниками данные.
Начисления и удержания с предопределенными способами расчета (оклад, премия, исполнительные листы и т.п.).
Штатная расстановка на начало эксплуатации. Штатное расписание автоматически воссоздается на основе штатной расстановки.
Кадровая история сотрудников для заполнения личных карточек (Т-2).
Данные для расчета среднего заработка: для пособий ФСС – за 3 предшествующих года, для остальных случаев - за 15 месяцев.
Данные учета НДФЛ и страховых взносов в году переноса (если перенос не с начала года).
Остатки взаиморасчетов на месяц начала эксплуатации.

Какие данные не переносятся?

Информация о действующих сотрудниках, работающих по договорам ГПХ.
Начисления и удержания с произвольными формулами.
Кадровая история сотрудников для формирования аналитической отчетности.
Фактические начисления и выплаты для формирования аналитической отчетности.
Сведения о займах.
Действующие на момент переноса отпуска.

Будут перенесены все кадровые данные. Данные по расчету зарплаты перенесутся с указанного вами года.

Сравнение вариантов переноса данных

Вариант №1	Вариант №2
Максимальное использование новой функциональности.	Использование документов и операций из предыдущей редакции.
Минимально необходимые, но достаточные данные – это быстрый перенос и нетрудозатратная выверка данных.	Много данных – это медленный перенос и большая работа по выверке данных.
Подходит даже для нетиповых конфигураций. Позволяет перейти к полностью типовому решению.	Повышенные требования к качеству данных в редакции 2.5. Возможность получать кадровую статистику за прошлые периоды в новой базе данных. Возможность формировать своды и расчетные листки за прошлые периоды в новой базе данных. Возможность рассчитывать базу для начислений за прошлые периоды в новой базе данных.
Фактически это "свертка базы".

Как это технически реализовано?

При первом запуске редакции 3 в чистой информационной базе будет предложено несколько вариантов начала работы с программой, из которых нужно выбрать «Перенести данные из программы 1С:Зарплата и управление персоналом 8, редакция 2.5».

Далее нужно будет выбрать исходную информационную базу из предложенного списка. Установите курсор на название выбранной информационной базы, проверьте, чтобы путь к ней соответствовал каталогу из пункта меню «Справка - О программе» этой базы, и введите имя и пароль пользователя исходной базы, имеющего права администратора.

Если данные пользователя введены правильно и выбрана нужная исходная информационная база, то новая программа сама откроет эту базу и возьмет оттуда все необходимые данные.

Проверка результатов переноса данных

Перед началом эксплуатации необходимо убедиться в правильности и полноте перенесенных данных.

Тестовый прогон расчета зарплаты

Проведите пробный расчет в новой программе и сверьте результаты с таким же расчетом в редакции 2.5.

Подведем итоги

Итак, для перехода на редакцию 3.1 требуются подготовительные действия, включающие приведение в порядок текущих данных и "закрытие месяца" в ЗУП 2.5. При выборе упрощенного варианта переноса, рекомендуемого разработчиками, вы получите "свертку базы" на начало ввода в эксплуатацию новой редакции, при этом все данные за останутся в старой информационной базе. Вы можете вести параллельный расчет зарплаты первые несколько месяцев в обеих базах, чтобы убедиться в правильности расчетов и увериться в своих силах, если это необходимо.